Privacybeleid

Enschede Lions (hierna: "de club" of "wij") is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Het bestuur ziet erop toe dat de club zich aan dit beleid houdt.

Vragen over privacy, of een verzoek over je gegevens? Mail het secretariaat: secretariaat@enschedelions.nl.

Welke gegevens we van je hebben, hangt af van wat je bij de club doet.

• Account (website en app): je naam, e-mailadres, een versleuteld wachtwoord (we kunnen het zelf niet lezen), of je je e-mailadres hebt bevestigd en wanneer je akkoord ging met dit privacybeleid. Log je in met Google of Apple, dan krijgen we van hen je naam, e-mailadres en eventueel je profielfoto, maar nooit je wachtwoord.
• Ingelogde apparaten (app): de naam van het apparaat, wanneer je inlogde en wanneer de app voor het laatst contact had. Zo kun je zelf zien waar je bent ingelogd en een apparaat uitloggen.
• Ledenadministratie: naam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, land, telefoonnummer, e-mailadres, je team, rugnummer, spelerspositie en je rol(len) binnen de club (bijvoorbeeld lid, coach, captain of bestuur).
• Ouders en verzorgers: bij een jeugdlid de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van maximaal twee ouders of verzorgers, en welke ouder-accounts aan het kind gekoppeld zijn.
• Aanvragen: als je je account aan een lidmaatschap of aan je kind laat koppelen, de naam en geboortedatum die je opgeeft, je telefoonnummer, je toelichting en de beslissing van het bestuur. Ook aanvragen voor een rugnummer met je toelichting.
• Teams en wedstrijden: je aan- of afmeldingen voor wedstrijden, opstellingen, je inzet als scheidsrechter of official, wedstrijdverslagen waarin je naam kan staan, en uitslagen en statistieken uit de officiële competitie-administratie.
• Webshop: je naam, e-mailadres, afleveradres, wat je bestelt (met maat en eventuele bedrukking zoals naam en rugnummer) en de status van je bestelling.
• Formulieren: wat je invult in het contactformulier (naam, e-mail, telefoon, onderwerp, bericht en soms een geboortedatum) en bij een aanmelding voor een gratis proefles of de IJshockey School (naam, e-mail, telefoon, leeftijd en opmerking).
• Nieuwsbrief: je e-mailadres en waar je je hebt aangemeld.
• Foto's: een profielfoto als je die zelf toevoegt of via Google/Apple meebrengt, en foto's bij clubnieuws.
• Technische gegevens: om de website veilig en snel te houden, zie onze hostingpartij IP-adressen en technische gegevens over je browser of apparaat. Onze bezoekersstatistieken zijn anoniem (zie hoofdstuk 8).

We vragen geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over je gezondheid, en ook geen BSN. Zet zulke gegevens alsjeblieft ook niet in een toelichting of bericht. Moet een trainer iets weten over je gezondheid, bespreek dat dan persoonlijk.

We gebruiken je gegevens alleen voor deze doelen. Bij elk doel staat de grond die de AVG ervoor geeft.

• Je lidmaatschap uitvoeren: ledenadministratie, indeling in teams, trainingen en wedstrijden organiseren, opstellingen maken en contact met je opnemen over de club. Grond: de lidmaatschapsovereenkomst.
• Je account en de app: je laten inloggen, je eigen gegevens tonen en je account beveiligen. Grond: de overeenkomst met jou.
• Aanvragen beoordelen: controleren of je bij een lidmaatschap of een kind hoort voordat je hun gegevens te zien krijgt. Grond: gerechtvaardigd belang, namelijk de gegevens van leden en kinderen beschermen.
• Bestellingen in de webshop afhandelen en bevestigen. Grond: de koopovereenkomst.
• Clubberichten (Lions Mail) aan leden, teams en ouders over trainingen, wedstrijden en het clubleven. Grond: de lidmaatschapsovereenkomst of ons gerechtvaardigd belang. Een nieuwsbrief voor niet-leden sturen we alleen met je toestemming.
• Vragen beantwoorden en proeflessen inplannen. Grond: jouw verzoek (stappen vóór een overeenkomst) of ons gerechtvaardigd belang.
• Teams, uitslagen en clubnieuws op de website tonen. Grond: ons gerechtvaardigd belang om als sportclub zichtbaar te zijn. Je kunt hiertegen bezwaar maken (zie hoofdstuk 10).
• De website en de app veilig en werkend houden, en misbruik voorkomen. Grond: gerechtvaardigd belang.
• Wettelijke plichten, zoals de financiële administratie bewaren voor de Belastingdienst. Grond: wettelijke verplichting.

We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen. Een aanvraag tot koppeling beoordeelt altijd een mens van het bestuur.

Wie een nieuw account maakt, op de website of in de app, gaat eerst akkoord met dit privacybeleid. We slaan op wanneer dat gebeurde en welke versie het was. Leden en fans die al een account hadden voordat dit beleid er was, hebben het bij de invoering ontvangen en zijn met verder gebruik akkoord gegaan.

Voor de meeste verwerkingen is jouw akkoord niet de grondslag (dat zijn vooral het lidmaatschap en ons gerechtvaardigd belang, zie hoofdstuk 3). Met het akkoord bevestig je dat je weet hoe we met je gegevens omgaan. Waar we wél om toestemming vragen, zoals voor de nieuwsbrief, kun je die altijd weer intrekken.

Veel van onze leden zijn jonger dan 16 jaar. Voor hen regelt een ouder of verzorger het account en geeft die het akkoord. Een ouder ziet na goedkeuring door het bestuur de agenda, wedstrijden en gegevens van zijn of haar eigen kind(eren), en kan namens hen aan- en afmelden.

Een ouder kan een kind een eigen login geven. Het kind ziet dan zijn eigen gegevens. Coaches van een jeugdteam zien de telefoonnummers van de ouders, zodat ze iemand kunnen bereiken.

Wil je niet dat een foto of de naam van je kind op de website staat? Laat het het secretariaat weten, dan halen we het weg.

Binnen de club ziet niet iedereen alles. Wat iemand ziet, hangt af van zijn rol:

• Het bestuur en de websitebeheerders: de ledenadministratie, aanvragen, bestellingen, berichten en aanmeldingen. Zij hebben dat nodig om de club te besturen.
• Coaches en captains: de spelers van hun eigen team, met contactgegevens, rugnummer, positie, aanwezigheid en (bij jeugdleden) de telefoonnummers van ouders. Niet die van andere teams.
• Clubupdaters: alleen wat nodig is om nieuws te plaatsen.
• Teamgenoten: je naam, rugnummer en positie, of je bij een wedstrijd bent en (zodra de coach die publiceert) de opstelling. Geen adres of telefoonnummer.
• Ouders: alleen de gegevens van hun eigen gekoppelde kinderen.
• Scheidsrechters en benchers: bij de thuiswedstrijden wie er fluit of op de bank zit, alleen met naam.
• Iedereen (openbaar op de website): de teams met namen, rugnummers en eventuele foto's van spelers en staf, uitslagen en clubnieuws.

We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We schakelen wel een paar dienstverleners in die de website, de app en de e-mail voor ons laten werken. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht, volgens onze instructies en met passende beveiliging:

• Vercel: hosting van de website en de app-koppeling, plus anonieme bezoekersstatistieken.
• Turso: de database waarin de gegevens van de club staan.
• Resend: verzending van e-mails, zoals de bevestiging van je e-mailadres, een nieuw wachtwoord, orderbevestigingen en Lions Mail.
• UploadThing: opslag van foto's en bestanden die op de site worden geplaatst.
• Google en Apple: alleen als jij kiest om daarmee in te loggen.

Daarnaast halen we wedstrijden, uitslagen en statistieken op uit de officiële competitie-administratie van het Nederlandse ijshockey (via Hockeydata). Daarvoor geven wij geen ledenadministratie door.

Sommige van deze partijen zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Gaan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG eist, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Verder geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de politie of de Belastingdienst, of aan de ijshockeybond als dat voor je spelerslicentie of de competitie nodig is.

We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies en we volgen je niet op andere websites. Daarom vragen we ook niet om toestemming voor cookies. We gebruiken alleen wat nodig is om de site te laten werken:

• Een inlogcookie, zodat je ingelogd blijft (verloopt vanzelf of als je uitlogt).
• Een cookie dat onthoudt voor welk gezinslid je het portaal bekijkt.
• Korte beveiligingscookies tijdens het inloggen met Google of Apple.
• Opslag in je browser voor je winkelwagen en om te onthouden dat je de nieuwsbrief-popup al hebt gezien.
• De app bewaart een inlogcode veilig op je telefoon. Die verloopt na 90 dagen zonder gebruik, of als je uitlogt.

Voor bezoekersstatistieken gebruiken we Vercel Web Analytics en Speed Insights. Die werken zonder cookies en houden geen profiel van je bij. We zien alleen totalen, zoals hoeveel mensen een pagina bezochten en hoe snel die laadde.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. We hanteren deze termijnen:

• Account: zolang je het hebt. Je kunt het zelf verwijderen in de app, of het secretariaat vragen het te doen.
• Ledenadministratie: tot het einde van je lidmaatschap, en daarna nog maximaal 2 jaar (bijvoorbeeld voor oud-ledencontact of als je terugkomt). Financiële gegevens bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
• Aanwezigheid, opstellingen en statistieken: zolang ze nodig zijn voor het seizoen en de clubhistorie. Uitslagen en wedstrijdverslagen blijven als clubhistorie bewaard.
• Aanvragen tot koppeling en rugnummeraanvragen: tot maximaal 1 jaar na de beslissing.
• Bestellingen: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Contactberichten en aanmeldingen voor een proefles: maximaal 1 jaar na de laatste afhandeling, tenzij je lid wordt.
• Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
• Inloggegevens van apparaten (app): tot je uitlogt, of na 90 dagen zonder gebruik.

Je hebt de volgende rechten over je gegevens:

• Inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben. Veel ervan zie je zelf in het portaal onder Mijn gegevens.
• Correctie: klopt er iets niet, pas het dan aan in het portaal of laat het ons weten.
• Verwijdering: je kunt je account verwijderen. Ben je lid, dan verdwijnt je login, maar blijft je lidmaatschap bij de club tot je opzegt. Opzeggen gaat via het secretariaat.
• Beperking: je mag vragen of we tijdelijk minder met je gegevens doen, bijvoorbeeld terwijl we een klacht onderzoeken.
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, zoals je naam of foto op de openbare teampagina.
• Overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een gangbaar bestandsformaat krijgen.
• Toestemming intrekken: heb je ergens toestemming voor gegeven (zoals de nieuwsbrief), dan kun je die altijd intrekken.

Stuur je verzoek naar secretariaat@enschedelions.nl. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je eerst te bevestigen wie je bent, zodat we niemand anders jouw gegevens geven. Een verzoek kost je niets.

We beschermen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Onder andere:

• Alle verbindingen met de website en de app zijn versleuteld (HTTPS).
• Wachtwoorden en app-inlogcodes slaan we alleen als onomkeerbare hash op.
• Iemand ziet alleen de gegevens die bij zijn rol horen (zie hoofdstuk 6).
• Een ouder ziet een kind pas nadat het bestuur de koppeling heeft gecontroleerd.
• Je kunt ingelogde apparaten zelf bekijken en uitloggen.

Gaat er toch iets mis met je gegevens (een datalek), dan melden we dat waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het voor jou ernstige gevolgen kan hebben, laten we het jou ook weten.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via secretariaat@enschedelions.nl, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als de website of de app nieuwe functies krijgt. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Bij een belangrijke wijziging laten we het je weten en vragen we je, waar nodig, opnieuw akkoord te gaan.